e-facturatie of elektronisch factureren
Voor wie is het verplicht?
Sinds maart 2024 zijn bedrijven verplicht om facturen aan overheidsinstanties via het Peppol-netwerk te versturen.
Voor B2B-transacties ligt de deadline iets later. Vanaf 1 januari 2026 zijn alle bedrijven verplicht om e-invoices uit te wisselen via het netwerk.
Data die je moet weten
Verplicht vanaf 1/1/2026 in België voor B2B.
Moet de norm zijn in heel Europa tegen 1/1/2028.
Wat is elektronische facturatie?
Elektronische facturatie (e-facturatie of e-invoicing) is de digitalisering van uitgaande en binnenkomende facturen in een onderneming. Een e-factuur is een elektronisch bestand opgesteld in een gestructureerd formaat (UBL) dat per computer wordt aangeleverd en automatisch wordt verwerkt.
Enkel in België?
Peppol is niet enkel in België verplicht en wordt wereldwijd steeds meer geaccepteerd en gebruikt. In Europa is het vooral populair in landen zoals Polen, Noorwegen, Portugal, Nederland en Duitsland waar het vaak verplicht is voor overheidsgerelateerde transacties.
Buiten Europa hebben landen zoals Australië, Canada, Japan en Singapore, Peppol omarmd als standaard voor elektronische facturatie, wat bijdraagt aan de wereldwijde interoperabiliteit en acceptatie van het systeem.
Verhoogde kostenaftrek
- Verhoogde kostenaftrek van 120%
- Sinds 1 januari 2024 tot en met 2027
- Voor eenmanszaken en kleine vennootschappen
De voorwaarden:
De aftrek geldt voor periodieke abonnementskosten van facturatiepakketten en bijhorende advieskosten voor het opzetten van de e-facturatie.
De aankoop van een nieuw softwarepakket – die moet worden afgeschreven – en andere afschrijfbare activa, komen niet in aanmerking. Hiervoor kan wel worden teruggevallen op de investeringsaftrek voor digitale vaste activa.
Voordelen van e-invoicing
1. Sneller
- Elektronische facturen worden vrijwel onmiddellijk verzonden en ontvangen, wat leidt tot snellere goedkeuring en betaling.
- Automatisering van de factuurverwerking vermindert vertragingen en fouten, waardoor de factuurcyclus aanzienlijk wordt versneld.
2. Veiliger
- E-invoicing systemen zijn beveiligd en zorgen voor een veilige verzending van gevoelige financiële informatie, waardoor het risico van fraude of verlies van documenten wordt verminderd.
3. Kostenefficiënt
- Vermindert simpelweg papier-, print- en verzendkosten, evenals de handmatige verwerking van facturen.
- Elimineert de noodzaak voor fysieke opslag van facturen.
4. Transparant & traceerbaar
- Volg eenvoudig de status van uw facturen - van verzending tot betaling.
- Biedt
een duidelijker overzicht van openstaande betalingen en cashflow.
5. Minder fouten
- Door automatische gegevensinvoer en validering is er minder kans op fouten in vergelijking met handmatige invoer.
- Facturen worden gevalideerd voordat ze worden verzonden, wat onvolledige of incorrecte facturen vermindert.
- Facturen kunnen ook niet meer bij de verkeerde partij terechtkomen.
6. Inzicht in verzonden facturen
- Je behoudt het overzicht.
7. Eengemaakte standaard
- Door de eengemaakte standaard kunnen softwarepakketten beter met elkaar communiceren.
8. Elektronische verwerking door uw klant
- Ook voor de klant zijn er tal van voordelen. Doordat de facturen gestructureerd zijn kunnen ze vlotter verwerkt worden.
Waarom je Peppol niet mag uitstellen
Je doet er goed aan niet te wachten met de overstap van traditionele post en e-mail met PDF naar Peppol. Veel bedrijven stellen deze verandering uit tot de verplichte deadline in 2026, maar vroegtijdige integratie biedt grote voordelen.
Het brengt standaardisatie en efficiëntieverbeteringen met zich mee waardoor je operationele processen geoptimaliseerd kunnen worden, administratieve lasten verminderen en fouten in documentuitwisseling tot een minimum beperkt.
Door een vroege implementatie kan je geleidelijk vertrouwd raken met Peppol en eventuele uitdagingen en moeilijkheden tijdig aanpakken. Zo ben je goed voorbereid op de verplichting in 2026 en behaal je een concurrentievoordeel in de digitale wereld van vandaag.